Что такое ЕГАИС и зачем она нужна рознице
ЕГАИС расшифровывается как единая государственная автоматизированная информационная система учета алкоголя. Через нее государство отслеживает путь алкогольной продукции от завода до кассы магазина.
Для бизнеса ЕГАИС – это не просто очередная обязанность, а инструмент, без которого невозможно легально продавать спиртное. Любая бутылка, которая стоит на полке магазина или разливается в баре, должна быть проведена через систему, иначе такая продажа считается нарушением.
ЕГАИС простыми словами
Проще всего представить ЕГАИС как огромный электронный журнал. Производитель вносит в него данные о выпущенных партиях, оптовик – о перемещении товара, розничный магазин – о приемке и продаже каждой бутылки.
Каждая операция подтверждается электронным документом. Если в цепочке появляется лишний поставщик или исчезает часть товара, это сразу видно по данным системы. Так государство борется с контрафактом и нелегальными поставками, а добросовестный бизнес получает понятные правила игры.
Цели ЕГАИС и закон, который стоит за системой
Основная цель ЕГАИС – полный контроль оборота алкогольной продукции. Система помогает:
- ограничить появление поддельного алкоголя
- обеспечить прозрачность расчетов по акцизам и налогам
- отследить путь каждой партии от завода до конечного покупателя
Работа ЕГАИС опирается на требования закона № 171-ФЗ о регулировании алкогольного рынка и подзаконные акты Росалкотабакконтроля (ФСКАТР). Для владельца магазина или бара это означает одно – если деятельность связана с алкоголем, без подключения к ЕГАИС работать нельзя.
Кто обязан работать в ЕГАИС
С системой должны работать все участники рынка алкоголя:
- производители и импортеры
- оптовые компании и склады
- розничные магазины и сети
- бары, кафе, рестораны, точки разливного пива
Даже небольшой магазин у дома, который продает пару позиций пива, обязан учитывать эти продажи в ЕГАИС. Исключения крайне ограничены и, как правило, связаны с продукцией, которая не относится к алкогольной по закону.
Игнорирование системы ведет к штрафам, риску приостановки деятельности и проблемам с лицензией. Чтобы избежать штрафов и вовремя подавать отчетность в ЕГАИС, обращайтесь в компанию Росалко.
Как устроена ЕГАИС изнутри
Чтобы магазин или кафе могли работать с ЕГАИС, нужны три ключевых компонента.
Личный кабинет и транспортный модуль
Личный кабинет участника рынка размещен на портале Росалкогольрегулирования. Через него оформляется доступ к системе, просматриваются отчеты, контролируются основные операции.
Для обмена данными используется универсальный транспортный модуль. Это специальная программа, которая устанавливается на компьютер или сервер и передает электронные документы между ЕГАИС и учетной системой магазина.
Учетная программа и оборудование
Второй компонент – это программа учета, в которой работают сотрудники: товароучетная система, кассовое программное обеспечение, облачный сервис. Она должна уметь обмениваться данными с транспортным модулем и поддерживать операции по ЕГАИС.
Необходимое оборудование для торговли алкоголем обычно включает:
- компьютер или кассовое устройство с доступом в интернет
- онлайн кассу
- сканер двумерных штрихкодов для считывания акцизных марок
- квалифицированную электронную подпись для работы с личным кабинетом
Регистры остатков
Для розницы важны два основных регистра: склад и торговый зал. На складе учитываются общие остатки, в торговом зале – товар, который уже выведен на полку и готов к продаже. Правильное перемещение между регистрами помогает избежать расхождений при проверках.
Какие операции учитываются в ЕГАИС в рознице
Приемка алкоголя от поставщика
Каждая поставка сопровождается электронной накладной. Магазин обязан принять или отклонить ее в ЕГАИС, сравнив данные по количеству и номенклатуре с фактическим товаром. Если есть расхождения, оформляется корректировка.
Перемещение, возвраты и инвентаризация
При перемещении товара со склада в торговый зал формируется соответствующий документ. Возврат поставщику, списание по итогам инвентаризации, перемещение между магазинами – все эти операции также отражаются в системе.
Продажа через кассу
При продаже алкогольной продукции касса передает в ЕГАИС данные о реализации каждой бутылки. Система уменьшает остаток и фиксирует, что товар официально продан. Именно на этом этапе путь продукции в ЕГАИС заканчивается.
Списание алкоголя
Просрочка, бой, порча, недостача – все это оформляется как списание. Для каждой причины создается отдельный документ, который должен совпадать с внутренними актами магазина.
Подготовка к подключению к ЕГАИС
Перед стартом продаж алкоголя бизнесу необходимо:
- получить лицензию на розничную продажу, если она требуется
- зарегистрироваться в личном кабинете участника оборота
- получить электронную подпись
- установить транспортный модуль и настроить его
- подобрать и внедрить учетную программу с поддержкой ЕГАИС
Важно заранее протестировать обмен данными, чтобы в первые дни работы не столкнуться с зависшими накладными и ошибками при продаже.
Ежедневная работа с ЕГАИС в магазине
Типичный день магазина, который торгует алкоголем, выглядит так. Утром сотрудник проверяет, работают ли транспортный модуль и интернет, обрабатывает новые накладные от поставщиков. В течение дня кассиры продают товар, система автоматически передает данные в ЕГАИС.
Вечером руководитель или администратор контролирует остатки, оформляет списания, при необходимости проводит частичную инвентаризацию. Регулярная работа по такой схеме позволяет держать учет под контролем и спокойно проходить проверки.
Ответственность и типичные ошибки
За нарушения требований по учету алкоголя предусмотрены серьезные штрафы для должностных лиц, индивидуальных предпринимателей и организаций. При систематических нарушениях возможно приостановление деятельности и отзыв лицензии.
На практике чаще всего встречаются такие ошибки:
- накладные в ЕГАИС не подтверждены или подтверждены с ошибками
- остатки в системе не совпадают с фактическими
- транспортный модуль долгое время не работает, а продажи продолжаются
- часть алкоголя закупается у поставщиков, которые не отражают операции в системе
Все это можно предотвратить, если автоматизировать учет, обучить персонал и назначить ответственного за работу с ЕГАИС.
Как облегчить работу с ЕГАИС
Самый надежный способ снизить нагрузку на сотрудников – использовать кассовое и товароучетное программное обеспечение с глубокой интеграцией с ЕГАИС. Тогда большинство операций выполняется автоматически, а пользователю остается только контролировать результаты и корректировать спорные ситуации.
Дополнительно можно обратиться к профильной компании, которая поможет настроить программное обеспечение, подключить кассы и сканеры, обучить персонал и сопровождать работу с ЕГАИС на постоянной основе. Это особенно важно для тех, кто только выходит на рынок алкоголя и хочет избежать ошибок на старте.